Note de frais : règles, justificatifs et barèmes en 2026

Réponse rapide

• Une note de frais est le document par lequel un salarié ou un dirigeant demande le remboursement d'une dépense qu'il a avancée pour son travail.
• Sans justificatif, pas de remboursement au réel. La pièce se garde six ans, en papier ou sous forme de copie numérique fidèle.
• En 2026, l'Urssaf exonère une indemnité de repas jusqu'à 21,40 € au restaurant en déplacement. Les trajets en voiture personnelle se calculent avec le barème kilométrique.
• La TVA d'un repas se récupère, celle d'une nuit d'hôtel d'un salarié non. Le ticket de restaurant suffit jusqu'à 150 € HT, si l'on y inscrit le nom et l'adresse de l'entreprise.
• Un micro-entrepreneur ne déduit pas ses frais : la question ne se pose que pour les sociétés et les entreprises au régime réel.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

C'est une demande de remboursement. Vous avez payé de votre poche un billet de train, un déjeuner avec un client ou un plein d'essence pour une mission : vous listez ces dépenses, vous joignez les preuves, et l'entreprise vous rembourse. Le document n'a pas de forme imposée. Une feuille de tableur, un formulaire papier ou une saisie dans une application ont la même valeur, pourvu que les informations et les justificatifs y soient.

Trois conditions reviennent toujours. La dépense a été engagée pour le travail, dans l'intérêt de l'entreprise. Son montant est raisonnable. Elle est prouvée par une pièce. Quand les trois sont réunies, l'employeur rembourse, et ce remboursement n'est ni du salaire ni un avantage : il échappe aux cotisations sociales.

Le dirigeant d'une société est logé à la même enseigne que ses salariés. Quand il règle une dépense de la société avec sa carte personnelle, il établit lui aussi sa note, et la société le rembourse sur justificatifs.

Quelles dépenses sont remboursées, et jusqu'à quel montant ?

Les postes habituels sont les repas, les transports (train, avion, taxi, péage, stationnement), l'hébergement, les kilomètres parcourus avec un véhicule personnel et les petits achats faits pour le compte de l'entreprise. L'employeur a deux façons de rembourser.

• Au réel. Il rembourse le montant exact du ticket. Chaque dépense doit être justifiée.
• Au forfait. Il verse une indemnité fixe par repas ou par nuit. Tant qu'elle reste sous le plafond de l'Urssaf, elle est exonérée de cotisations sans ticket à fournir. Il faut seulement pouvoir prouver que le salarié était bien en déplacement.

Pour les repas, les plafonds d'exonération applicables depuis le 01/01/2026 sont les suivants.

Source : Entreprendre.Service-Public.fr, actualité du 06/01/2026. L'entreprise peut rembourser davantage. La part qui dépasse le plafond doit alors être justifiée par un ticket, sinon elle est traitée comme du salaire.

Frais kilométriques : le barème 2026

Quand un salarié utilise sa propre voiture pour un déplacement professionnel, il n'a pas de ticket à présenter pour l'usure du véhicule. L'entreprise l'indemnise donc d'après le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Il dépend de la puissance fiscale du véhicule, indiquée sur la carte grise, et de la distance professionnelle parcourue dans l'année (d).

Source : Service-Public.fr, barèmes publiés le 09/04/2026. Ils n'ont pas été revalorisés cette année. Pour une voiture 100 % électrique, le résultat est majoré de 20 %.

Un exemple. Avec une voiture de 5 CV et 3 000 km de déplacements professionnels dans l'année, l'indemnité est de 3 000 × 0,636, soit 1 908 €. Le barème couvre déjà le carburant, l'assurance, l'entretien, les pneus et la dépréciation du véhicule. Les péages et le stationnement s'ajoutent, sur justificatifs. Le détail du calcul et le cas des deux-roues sont traités dans la note de frais kilométrique.

Ce que le document doit contenir

Aucun texte ne fixe de modèle officiel. En pratique, il faut que le comptable puisse enregistrer chaque ligne sans vous rappeler, et qu'un contrôleur comprenne dans cinq ans pourquoi la dépense a été faite. Une note complète indique :

• le nom du salarié et celui de l'entreprise ;
• la date de chaque dépense et sa nature (repas, train, hôtel, péage) ;
• le motif professionnel : la mission, le client rencontré, le nom des convives pour un repas d'affaires ;
• le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC ;
• pour les kilomètres : le trajet, la distance et la puissance fiscale du véhicule ;
• le justificatif de chaque ligne, numéroté dans le même ordre ;
• le total à rembourser, la date et la validation du responsable.

Un fichier prêt à remplir est proposé dans le modèle de note de frais.

Justificatifs : ticket ou facture, papier ou photo

Le justificatif est la pièce remise par le commerçant : ticket de caisse, note de restaurant, facture, billet. Le reçu de carte bancaire seul ne suffit pas, puisqu'il ne dit ni ce qui a été acheté ni combien de TVA a été payée.

• Au restaurant, la note est obligatoire dès que l'addition dépasse 25 € TTC, et à votre demande quel que soit le montant. Jusqu'à 150 € HT, un ticket qui mentionne le montant HT, le taux et le montant de la TVA et le montant TTC suffit pour récupérer la TVA, à condition d'y inscrire vous-même la raison sociale et l'adresse de l'entreprise. Au-delà de 150 € HT, il faut une facture complète au nom de l'entreprise.
• Au péage et au parking, la même tolérance existe : le reçu de l'automate est accepté si vous complétez la partie prévue pour identifier l'entreprise et le véhicule.
• Pour le reste (hôtel, location de voiture, matériel), demandez une facture au nom de l'entreprise au moment de payer. La refaire après coup prend du temps à tout le monde.

Les pièces se conservent six ans. Garder le papier n'est pas obligatoire : une copie numérique est admise si elle reproduit l'original à l'identique, au format PDF, et si elle est archivée avec une empreinte, un cachet ou une signature électronique qui garantissent qu'elle n'a pas été modifiée. Une photo qui dort dans un téléphone ne remplit pas ces conditions. C'est le premier point à vérifier quand un outil annonce un « archivage à valeur probante ».

TVA : ce qui se récupère et ce qui ne se récupère pas

Une entreprise assujettie récupère la TVA payée sur ses dépenses professionnelles, y compris celles réglées par un salarié, si la pièce est en règle. Quelques postes font exception.

Les taux de récupération sur le carburant changent selon le véhicule : faites-les confirmer par votre expert-comptable avant de paramétrer un outil. Une entreprise en franchise en base de TVA ne récupère rien et enregistre ses dépenses TTC.

Ce que la facturation électronique change au restaurant

La réforme de la facturation électronique ne modifie ni les règles comptables ni les règles de TVA, mais elle change le circuit de la pièce. L'administration fiscale décrit trois cas pour un repas professionnel (fiche pratique mise à jour en juin 2026).

1. Vous payez sans rien préciser. Le restaurateur vous traite comme un particulier et vous remet un ticket. Vous le joignez à votre note. Le repas est déductible, et la TVA reste récupérable grâce à la tolérance des 150 € HT.
2. Vous demandez une facture au nom de l'entreprise, ou vous payez avec une carte de l'entreprise. Le restaurateur doit émettre une facture électronique. Il a besoin pour cela du numéro SIREN ou SIRET de votre société : gardez-le sur vous. L'entreprise reçoit la facture sur sa plateforme agréée.
3. Vous demandez la facture après coup. Le restaurateur peut encore l'émettre, avec la mention « TVA déjà collectée ».

Le piège est dans le deuxième cas. Si vous avez avancé l'argent, la même dépense arrive deux fois en comptabilité : par la facture électronique et par votre note de frais. L'entreprise doit donc rapprocher les deux pour ne pas la compter en double. Le calendrier de la réforme est détaillé dans le calendrier de la facture électronique.

Auto-entrepreneur, indépendant, dirigeant : qui est concerné ?

• Micro-entrepreneur. Vous ne déduisez aucune charge réelle. L'impôt est calculé sur votre chiffre d'affaires après un abattement forfaitaire, qui représente vos frais : 71 % pour la vente, 50 % pour les prestations de services en BIC, 34 % en BNC. Faire une note de frais à votre propre nom n'a donc aucun effet fiscal. Si vos dépenses réelles dépassent nettement l'abattement, c'est le signe qu'il faut comparer avec un régime réel.
• Entreprise individuelle au réel. Vos dépenses professionnelles sont des charges de l'entreprise. Vous n'avez pas à vous rembourser vous-même, mais vous devez garder les mêmes justificatifs.
• Dirigeant de société (SASU, EURL, SARL, SAS). La société est une personne distincte de vous. Ce que vous payez pour elle avec votre argent passe par une note de frais, comme pour un salarié.

Le circuit, du ticket au remboursement

1. Au moment de payer, demandez la bonne pièce : ticket détaillé ou facture au nom de l'entreprise. Notez tout de suite le motif et les convives.
2. Numérisez le justificatif le jour même. L'encre des tickets thermiques pâlit avec le temps.
3. Regroupez les dépenses par mois ou par mission et remplissez la note : date, nature, motif, HT, TVA, TTC.
4. Faites valider par votre responsable, qui vérifie le motif et le respect des plafonds de l'entreprise.
5. La comptabilité enregistre chaque ligne dans le bon compte de charge et récupère la TVA quand c'est possible.
6. Le remboursement part par virement, souvent avec la paie.
7. L'archivage des pièces court pendant six ans.

Tableur, application ou carte : avec quoi gérer

Quatre familles de solutions existent. Elles ne répondent pas au même volume.

• Le tableur. Gratuit et suffisant pour quelques notes par mois. Il ne fait ni le calcul de TVA ni l'archivage : les justificatifs restent à classer à part.
• Le module de votre logiciel de comptabilité ou de facturation. Souvent inclus dans l'abonnement. La dépense arrive directement dans les comptes, sans ressaisie.
• L'application spécialisée. Vous photographiez le ticket, l'application lit la date, le montant et la TVA, applique le barème kilométrique et gère le circuit de validation. Elle prend son sens à partir de quelques salariés qui se déplacent.
• La carte de paiement d'entreprise. Le salarié n'avance plus l'argent. Il reste à rattacher un justificatif à chaque paiement, mais la note de frais au sens strict disparaît.

Je n'ai pas encore testé d'outil de notes de frais dans un compte ouvert par mes soins. Tant que ce n'est pas fait, cette page ne classe et ne recommande aucun logiciel : sur BienTesté, un outil n'est noté qu'après un essai réel, selon la méthodologie publiée. Voici en attendant ce que je vérifierai dans chacun, et que vous pouvez contrôler vous-même pendant un essai gratuit.

• Le prix réel. Est-il affiché HT ou TTC, par utilisateur ou par entreprise, et à partir de combien d'utilisateurs ?
• La lecture des tickets français. L'outil reconnaît-il plusieurs taux de TVA sur une même addition, et un ticket froissé ?
• Le barème kilométrique de l'année, mis à jour sans intervention de votre part.
• L'archivage. Copie fidèle, intégrité garantie, six ans : demandez où c'est écrit dans les conditions du service.
• L'export comptable vers le logiciel de votre expert-comptable.
• L'hébergement des données. Une note de frais contient des noms, des lieux et des dates : ce sont des données personnelles au sens du RGPD.
• Le support en français, et à quelles heures il répond.

Ces points recoupent ceux du Test Localisation France, que chaque outil passe avant d'être noté ici.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

• Joindre le reçu de carte bancaire à la place du ticket. La dépense est prouvée, la TVA est perdue.
• Oublier le nom des convives sur un repas d'affaires. Sans eux, le caractère professionnel du repas ne se prouve pas.
• Rembourser au forfait au-dessus du plafond sans garder de justificatif : l'excédent est requalifié en salaire, avec les cotisations.
• Récupérer la TVA d'une nuit d'hôtel ou d'un billet de train. Elle n'est pas déductible.
• Laisser les tickets s'accumuler. Quelques mois plus tard, l'encre a pâli et personne ne se souvient du motif.
• Ne pas écrire de politique de frais. Sans plafonds ni délais connus de tous, chaque note devient une négociation.

Questions fréquentes

À lire aussi

• Modèle de note de frais
• Note de frais kilométrique
• Facture et devis
• Calendrier de la facture électronique
• Comment nous évaluons les outils