Format de facturation électronique : les trois formats admis en 2026
UBL, CII et Factur-X ouverts un par un : ce que le fichier contient, qui le produit, et ce qu’il vous reste à décider.
Réponse rapide
Le format de facturation électronique admis par la réforme tient en 3 noms : UBL, CII et Factur-X. Les deux premiers sont des fichiers de données pures. Le troisième est un PDF lisible qui transporte les mêmes données en pièce jointe. Un PDF ordinaire envoyé par e-mail n’en fait pas partie. C’est votre plateforme agréée qui produit le fichier, pas vous.
Quel format de facturation électronique est admis ?
Trois, et la liste est fermée. L’administration fiscale les nomme dans ses fiches : les plateformes agréées ont l’obligation de transmettre les factures selon l’un d’eux. Ils forment ce que les textes appellent le socle minimum.
| Format | Nature du fichier | Lisible sans logiciel |
|---|---|---|
| UBL (Universal Business Language) | Nature : données seules, en XML | Lisible : non, une liste de balises |
| CII (Cross Industry Invoice) | Nature : données seules, en XML | Lisible : non, une liste de balises |
| Factur-X | Nature : format mixte, un PDF et un fichier XML à l’intérieur | Lisible : oui, comme n’importe quel PDF |
Les trois suivent la même norme européenne, EN 16931, qui fixe la liste des informations d’une facture. Ils ne diffèrent que par la façon de les écrire. Le détail technique se trouve dans les spécifications externes publiées par l’administration, dont la page est à cette adresse.
J’ai téléchargé cette version 3.2 le 04/10/2026 : c’est une archive technique, destinée aux éditeurs de logiciels. La page avait été modifiée le 02/07/2026. Elle renvoie aussi vers trois normes AFNOR, dont la XP Z12-012 sur les formats et les profils.
Pourquoi un PDF ordinaire ne suffit plus
Parce qu’un PDF est une image de la facture, pas ses données. La réforme demande l’inverse. D’après l’administration, une facture électronique comporte 34 données transmises sous forme structurée : SIREN du fournisseur, numéro de la facture, taux de TVA, entre autres. Un logiciel doit pouvoir les lire sans que personne ne les ressaisisse.
Sa foire aux questions le dit sans détour : une facture électronique « n’est donc pas un PDF envoyé par e-mail ». La même règle écarte le papier numérisé et la photo. Les PME, les TPE et les micro-entreprises peuvent encore envoyer des PDF jusqu’à leur échéance d’émission. Les dates sont dans le calendrier de la facture électronique.
Factur-X : ce que j’ai trouvé dans le fichier
Un PDF d’une page et deux pièces jointes. Pour le vérifier, j’ai pris un exemple public de facture Factur-X, distribué avec une bibliothèque libre qui sert à en fabriquer. Le fichier pèse environ 300 Ko. Ouvert dans un navigateur, il ressemble à toute facture : numéro F20260023, datée du 31/01/2026, 100,00 € HT et 104,90 € TTC.
J’ai ensuite extrait ce que le PDF transporte. Il contient un fichier nommé « factur-x.xml » et, dans cet exemple, un bon de livraison en PDF. Le fichier XML compte 699 lignes pour une facture de trois lignes. Il reprend le numéro, la date, les deux parties, chaque ligne et les totaux, et il déclare suivre la norme EN 16931.
C’est ce second fichier que lisent les logiciels. Le PDF sert à l’œil humain, les données servent à la comptabilité, et les deux voyagent ensemble. Factur-X est publié en France par le FNFE-MPE, avec son équivalent allemand ZUGFeRD. D’après la page de l’association, la version courante est la 1.09.2, du 04/08/2026, et le PDF suit le standard d’archivage PDF/A-3.
UBL et CII : la même facture, deux écritures
UBL et CII disent la même chose avec des mots différents. J’ai ouvert les deux exemples publiés avec la norme européenne. Ils décrivent une seule facture : numéro 12115118, vingt lignes, 229,60 € HT et 250,33 € TTC. Le fichier UBL fait 530 lignes, le fichier CII 645.
| Information | Dans le fichier UBL | Dans le fichier CII |
|---|---|---|
| Numéro de facture | UBL : balise « cbc:ID » | CII : balise « ram:ID » |
| Date d’émission | UBL : 2015-01-09 | CII : 20150109 |
| Total TTC | UBL : balise « cbc:TaxInclusiveAmount » | CII : balise « ram:GrandTotalAmount » |
UBL vient de l’organisme de normalisation OASIS, CII des Nations unies (UN/CEFACT). Le fichier XML logé dans un Factur-X est d’ailleurs écrit en CII : les balises de mon exemple sont les mêmes. Pour une petite entreprise, cette différence n’a aucune conséquence pratique. Elle compte pour l’éditeur du logiciel.
Faut-il choisir un format ?
Non, vous choisissez un outil. Le fichier est produit par votre logiciel ou par votre plateforme agréée, puis remis à la plateforme de votre client. Les spécifications prévoient la suite : si le client le demande, sa plateforme doit transformer la facture dans un autre format du socle, sans altérer les données.
Une plateforme peut aussi proposer d’autres formats en plus, selon son offre. Le format apparaît parfois dans le produit lui-même. Dans mon compte Tiime, l’éditeur de facture propose une option « Format électronique », et la page des tarifs annonce l’émission en Factur-X. Pennylane annonce de son côté la conversion des factures importées vers ce format. Trois questions suffisent avant de vous engager.
- Quels formats le logiciel émet-il, et sont-ils inclus dans votre formule ?
- Sous quelle forme recevrez-vous les factures de vos fournisseurs : un PDF lisible, ou des données à ouvrir dans l’outil ?
- Le logiciel est-il lui-même plateforme agréée, ou raccordé à une plateforme, et laquelle ?
La marche à suivre complète est décrite dans les cinq étapes pour passer à la facturation électronique.
Les profils de Factur-X : la question à poser
Tous les fichiers Factur-X ne contiennent pas la même quantité de données. Le FNFE-MPE en décrit cinq niveaux, appelés profils : MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 et EXTENDED. Le premier se limite, selon l’association, à ce qu’une lecture automatique de l’en-tête et du pied de facture donnerait. Le quatrième reprend toutes les données de la norme européenne.
Les profils admis par la réforme sont fixés dans la norme AFNOR XP Z12-012, que je n’ai pas lue : je ne les cite donc pas ici. Demandez à l’éditeur quel profil son outil produit. L’exemple que j’ai ouvert portait la mention EN 16931.
Questions fréquentes
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. L’administration fiscale l’écrit telle quelle : une facture électronique « n’est donc pas un PDF envoyé par e-mail ». Elle contient des données structurées qu’un logiciel lit sans ressaisie, et elle circule entre plateformes agréées. Un PDF seul, une photo ou un document numérisé ne portent aucune donnée de ce type, même si leur contenu est exact.
Dois-je choisir entre UBL, CII et Factur-X ?
Non, dans la plupart des cas. Votre logiciel ou votre plateforme agréée produit le fichier, et la plateforme de votre client le lui remet sous la forme qu’il a demandée. Votre seule décision porte sur l’outil. Demandez à l’éditeur quels formats il émet et sous quelle forme vous recevrez les factures de vos fournisseurs.
Mon client peut-il recevoir un autre format que celui que j’envoie ?
Oui. Les spécifications de l’administration, version 3.2 du 30/04/2026, obligent la plateforme de réception à transformer la facture dans un autre des trois formats si son client le demande. La même règle impose que les données restent identiques entre le fichier d’origine et le fichier converti. Vous n’avez rien à faire de votre côté.
Peut-on lire un fichier UBL ou CII sans logiciel de facturation ?
Oui, mais ce n’est pas confortable. J’ai ouvert les deux dans un navigateur : le fichier s’affiche comme une liste de balises, sur 530 à 645 lignes pour une facture de vingt lignes. Toutes les données sont là, sans mise en page. En pratique, votre plateforme ou votre logiciel affiche une version lisible à votre place.
Une facture créée dans Word ou Excel peut-elle convenir ?
Non, pas telle quelle. Un fichier Word ou Excel, même exporté en PDF, ne contient pas les données structurées exigées. Il peut servir de point de départ si un outil le convertit ensuite : certains éditeurs annoncent la transformation de factures importées en Factur-X. La facture conforme est alors le fichier converti, transmis par la plateforme.
Que se passe-t-il si ma facture est rejetée pour une erreur de format ?
Rien de grave si vous corrigez. Le guide de démarrage de l’administration traite le rejet comme un incident à réparer : erreur de format, donnée obligatoire absente ou identifiant incorrect. Identifiez la cause, corrigez, renvoyez. Gardez le message de rejet et la trace de la correction, car ce sont les éléments demandés en cas de contrôle.