Comment utiliser Pennylane : guide pas à pas en 2026

Ce guide suit le chemin d’un nouvel utilisateur de Pennylane, de l’inscription à la première facture. Il a une particularité que je vous dois d’entrée : je n’ai pas de compte Pennylane. L’inscription exige le SIREN d’une entreprise française, et je n’en ai pas.

Les deux premières étapes, je les ai parcourues moi-même le 04/10/2026. Les suivantes sont établies d’après le centre d’aide de l’éditeur, article par article. Chaque étape indique sa source : « parcouru » ou « d’après le centre d’aide ».

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Une entreprise immatriculée en France : son nom ou son SIREN vous sera demandé.
• Un numéro de téléphone français.
• Une adresse e-mail, ou un compte Google.
• Vos identifiants bancaires, si vous comptez connecter votre banque.
• Votre régime de TVA : en cas de doute, demandez à votre expert-comptable.

Étape 1 : vérifier que vous pouvez ouvrir un compte

Parcouru le 04/10/2026.

Commencez par là, cela vous évitera de perdre dix minutes. Pennylane n’ouvre un compte qu’à une entreprise française déjà immatriculée. Le centre d’aide l’annonce en une ligne, et le formulaire le confirme : un numéro de téléphone étranger est refusé, et le champ du SIREN est obligatoire.

Si votre société est encore en cours de création, le profil « Créateur d’entreprise » ne donne pas accès au logiciel : il ouvre un dépôt de capital en neuf étapes.

Étape 2 : créer un compte

Parcouru le 04/10/2026, jusqu’à la quatrième étape sur cinq.

1. Ouvrez la page d’inscription et saisissez votre adresse e-mail, ou cliquez sur « Continuer avec Google ».
2. Indiquez votre prénom, votre nom et votre numéro de téléphone.
3. Choisissez votre profil : indépendant, TPE de moins de dix salariés, PME ou ETI. Il détermine les formules proposées.
4. Cherchez votre entreprise par son nom ou son SIREN, puis indiquez combien d’entreprises vous gérez et si votre comptabilité est tenue en interne ou par un cabinet.

Aucune carte bancaire ne m’a été demandée à ces étapes. D’après le centre d’aide, vous choisissez ensuite votre formule, puis vous recevez un e-mail de confirmation dont le lien active le compte et vous fait définir un mot de passe.

Créer un compte Pennylane

Si votre cabinet comptable vous a invité, le chemin est différent : vous cliquez sur « Accepter l’invitation » dans l’e-mail reçu, créez un mot de passe et activez la double authentification par SMS.

Étape 3 : choisir une formule

D’après la page des tarifs et le centre d’aide.

• Micro-entreprise sans TVA : la formule Free, à 0 €, suffit pour émettre et recevoir des factures.
• Vous voulez la banque dans l’outil : Starter, 7 € HT/mois. Attention : le centre d’aide précise qu’il faut ouvrir un Compte Pro Pennylane dans les 30 jours, faute de quoi l’abonnement passe en Basique le mois suivant.
• Relances, factures récurrentes, notes de frais : Essentiel, 24 € HT/mois.

La page des tarifs annonce 15 jours d’essai ; l’article du centre d’aide en indique 14. Comptez sur le chiffre le plus court. Tous les prix, HT et TTC, sont dans la page des prix de Pennylane, et le contenu de la formule gratuite dans Pennylane gratuit.

Étape 4 : régler la TVA et les informations de l’entreprise

D’après le centre d’aide.

Avant la première facture, vérifiez les coordonnées de votre entreprise, puis réglez la TVA. Pour une micro-entreprise en franchise en base, le centre d’aide indique deux réglages :

1. Allez dans Paramètres > Informations entreprise, onglet Fiscal.
2. À la ligne « Fréquence TVA », sélectionnez « Non soumis à la TVA » et enregistrez.
3. Ouvrez Paramètres > Facturation clients, section « Pieds de page », et ajoutez la mention de franchise que l’article vous donne mot pour mot.

Si vous facturez la TVA, le réglage est différent. Dans le doute sur votre régime, consultez un expert-comptable avant d’émettre une facture.

Étape 5 : connecter la banque

D’après le centre d’aide. Disponible à partir de la formule Starter.

1. Allez dans Paramètres > Connexions bancaires.
2. Cliquez sur « + Ajouter un compte », en haut à droite.
3. Saisissez le nom de votre banque, validez, puis cliquez sur son logo.
4. Suivez les étapes de votre banque. Si vos identifiants ouvrent plusieurs comptes, ne sélectionnez que le compte professionnel.
5. Indiquez la date à partir de laquelle récupérer les transactions, puis cliquez sur « Valider la connexion ».

Trois choses à savoir, toujours d’après l’éditeur. Votre banque peut limiter l’historique transmis : au-delà, il faut importer un relevé. Une transaction peut mettre jusqu’à 72 heures à apparaître. Et la connexion expire au bout de 180 jours au plus : il faudra vous authentifier de nouveau.

Étape 6 : créer la première facture

D’après le centre d’aide.

Dans le menu Ventes, cliquez sur « Nouvelle facture ». La première fois, un parcours guidé s’ouvre et règle quatre points :

1. L’apparence : une couleur et votre logo. Cette étape peut être passée.
2. Les conditions de paiement : moyens acceptés et délai, de « dès réception » à 60 jours.
3. Les informations de l’entreprise : raison sociale, statut juridique, adresse, numéro de TVA, capital social.
4. La numérotation : préfixe éventuel et numéro de la prochaine facture.

Prenez le temps sur le dernier point. L’éditeur prévient : une fois la première facture éditée, le numéro de séquence ne se modifie plus pendant l’exercice en cours. Si vous facturiez déjà ailleurs, reprenez votre numérotation là où elle s’est arrêtée.

Complétez ensuite le client, la date d’émission, la date d’échéance et les lignes, puis enregistrez en brouillon ou finalisez.

Étape 7 : envoyer la facture ou transformer un devis

D’après le centre d’aide.

Pour envoyer, ouvrez Ventes > Factures clients, sélectionnez la facture et cliquez sur « Envoyer » dans le panneau latéral. Vous pouvez modifier l’objet, le message et les destinataires. Votre client reçoit le PDF en pièce jointe, avec un bouton de paiement.

Un réglage à faire avant le premier envoi : renseignez votre adresse de réponse dans Paramètres > Facturation clients. Sans elle, un client qui répond à l’e-mail reçoit un message « Domaine introuvable ».

Si vous partez d’un devis accepté, ouvrez-le et cliquez sur « Convertir en » : facture, ou facture d’acompte à partir de la formule Basique. Après la finalisation, le bouton « Envoyer électroniquement » fait passer la facture par la plateforme agréée de Pennylane.

Étape 8 : importer les factures fournisseurs et les rapprocher

D’après le centre d’aide.

Trois façons de faire entrer une facture d’achat :

• Glissez-déposez vos fichiers dans le module Achats, jusqu’à 100 à la fois. Formats acceptés : PDF, JPG, PNG.
• Transférez vos e-mails à l’adresse d’import de votre dossier, à activer dans Paramètres > Transmission de factures.
• Photographiez vos reçus avec l’application mobile.

Pennylane lit ensuite le montant, le taux de TVA et la date. Vérifiez-les : l’éditeur reconnaît que la lecture automatique peut laisser des champs vides. Une règle à respecter : une seule facture par fichier.

Si votre banque est connectée, associez chaque facture à sa transaction : ouvrez la facture, cliquez sur la loupe à la ligne « Paiement », cochez l’opération, puis « Rapprocher ». Quand Pennylane repère une correspondance, il la propose et vous n’avez qu’à confirmer.

Étape 9 : inviter l’expert-comptable

D’après le centre d’aide. Disponible à partir de la formule Starter.

1. Ouvrez Paramètres entreprise, puis le module Gestion de l’équipe.
2. Cliquez sur « + Ajouter votre cabinet d’expertise ».
3. Saisissez le nom ou le SIREN du cabinet, et vérifiez que le SIREN affiché est le bon.
4. Saisissez l’adresse e-mail de votre comptable et cliquez sur « Continuer ».

Le cabinet a sept jours pour accepter. S’il n’utilise pas Pennylane, il obtient un accès en lecture seule qui lui permet d’exporter vos données. L’accès comptable ne vous coûte rien de plus.

Erreurs fréquentes et comment les corriger

• « Veuillez insérer un numéro valide » à l’inscription : le formulaire a refusé mon numéro étranger. Utilisez un numéro français.
• Votre entreprise n’apparaît pas dans la recherche : saisissez le SIREN complet, neuf chiffres, comme le conseille le formulaire.
• « Identifiant incorrect » en connectant la banque : vérifiez que vous avez choisi le bon établissement et la bonne caisse régionale, et utilisez les identifiants de votre espace bancaire, pas l’IBAN.
• Votre banque n’est pas dans la liste : écrivez son nom en toutes lettres. Si elle reste introuvable, créez le compte à la main et importez vos relevés.
• Une facture importée n’apparaît pas : les connecteurs se synchronisent trois fois par jour. Un fichier déjà importé est refusé comme doublon.
• Le compte est suspendu : gardez un mandat de prélèvement SEPA ou une carte valide dans Gestion d’abonnement. Un avis publié sur Trustpilot le 25/09/2026 décrit une suspension pour mandat non signé.

Fiche France

Les sept questions que je pose à chaque outil, en résumé. Le détail est dans l’avis sur Pennylane.

Questions fréquentes

Comment nous évaluons

Guide établi le 04/10/2026, sans compte Pennylane. Les étapes 1 et 2 viennent de mon propre parcours d’inscription, mené jusqu’à la quatrième étape sur cinq avec une adresse IP française. Les étapes 3 à 9 reprennent, dans mes mots, les articles du centre d’aide de l’éditeur consultés le même jour.

Je n’ai donc cliqué sur aucun des menus décrits après l’inscription : leurs noms sont ceux que donne l’éditeur, et un écran peut avoir changé depuis la rédaction de ses articles. Les captures montrent le formulaire d’inscription et les pages du centre d’aide. Ce guide sera refait avec mes propres écrans dès que je pourrai entrer dans l’application. Notre façon de travailler est décrite dans la méthodologie.